DocuWorks9
| 商標名 | DocuWorks9 |
|---|---|
| 販売元 | 富士ゼロックス株式会社 |
| デバイス | PC(Windowsのみ) |
| 料金 | 新規ライセンス15,800円/月(5～1,000ライセンスの同時購入割引有り) |
DocuWorks9はプリンタ＆スキャナで高いシェアを誇る富士ゼロックスが提供するOCRソフトです。
｢PC上に再現した電子の机｣をコンセプトにしたソフトウェアで、精度の高いOCR機能が使えますが、OCR機能単体ではなく組織単位での業務効率化に力を入れています。
基本的にDocuWorksソフトウェア内の専用ツールで閲覧、OCRによる編集をすることが可能で、Wordなど他のソフトウェアで編集したい場合は一度ソフト内に情報を落としてからコピペしないといけません。
1ライセンスあたり年間19万円近い料金を取られるので、OCRソフト単体ではなくDocuWorks9ならではの機能性に魅力を感じられるかが導入するポイントです。
DocuWorks9の機能やメリット・デメリットを紹介いたします。
複数ファイルの管理が簡単
紙媒体の資料はOCR機能で電子化、Wordなど他の形式ファイルはPDFもしくはDocuWorksファイルに変換することで、仕事に必要な全てのファイルを電子の机(DocuWorks9の画面)に一覧表示できます。
複数の資料を同時に作業することや、複数の資料を参考にしながら新しい資料を作る際の業務効率を高めます。
お仕事スペース機能として優先する作業を目立つ位置に表示させたり、よく使う機能だけをまとめたツールバーを作成したりするなど仕事を効率良くする機能が盛り沢山です。
DocuWorks9には独自のクラウド管理サービスも用意されており、複数のツールと連携させるのではなく、異なる形式のファイルや仕事で必要なクラウド機能、PDF機能を全て一つのソフトウェア内にまとめて活用するものです。
仕事の共有・振り分け
クラウド管理によって、アップロードしたファイルを複数のユーザーで共有することができます。
ここまでは他のクラウドサービスと共通していますが、DocuWorks9はそれぞれのファイルで誰が何の作業を行うか仕事の振り分けまで行えます。
こうした業務内容の共有・指示する機能によって、会話をすることなく業務の共有作業ができると評判です。
昨今は新型コロナウイルスの影響で在宅ワークを導入する企業が増えていて、在宅ワークでも電話不要で効率的にグループ作業できることから注目を集めています。
手書きOCRは非対応
DocuWorks9のOCR機能は活字専用で手書きには対応していません。
手書きの資料はスキャンを行い、電子ペンでコメントを補足したファイルを共有することができます。
高価なソフトですが、OCR機能単体で見れば安い専門OCRソフトに劣る面があることを理解しておきましょう。
ペーパーレス化に強い
DocuWorks9は社内文章が多い大企業からの導入事例が多く、ペーパーレス化に成功した事例が多数あります。
OCR機能で紙媒体の資料を電子化することよりも、根本的に紙を印刷する社内書類を作らないことを得意にしています。
プリント・FAXの使用頻度を大幅に減らし、印刷コストを節約できることが高額な料金でも導入する企業が多い理由です。
社内全員がDocuWorks9をフル活用しないと導入するメリットは低く、社内や部署内の一部だけが活用しても意味がないソフトです。
評判とメリット・デメリット
ペーパーレス化と複数のアプリケーションの統合、業務効率化に強いソフトなので、組織としてDocuWorks9をフル活用することでメリットが大きくなります。
単純にOCR機能だけを求めている方は、専用ソフトの導入を検討してください。
1ライセンスあたりの料金が高いので、根本的に印刷費用や業務の作業分担の負担が少ない場合は、費用対効果を得られないことがあります。
また、パソコンソフトによる初歩的な作業で苦戦する高齢スタッフが多い企業では、一部のスタッフがDocuWorks9の機能を使いこなせず、連携ミスや余計な手間が増えてしまう事例があるようです。