OCRソフトで業務効率化を図った場合の効果について解説します。

OCRソフトガチ評価のメインビジュアル

転記業務の簡易化がもたらす影響とは

社員にとっても経営者にとっても"正しい転記"が行われないことは、ストレスの原因になっています…。
だからこそ、転記業務を簡易化する影響は大きいのです!

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転記業務の簡易化

資料を手打ちで転記する様子

税理士、医療事務、小売店…業界や職種問わず様々な労働者が頭を悩ませるのが"転記業務"です。
伝票や契約書、名刺まであらゆる書類をパソコンへ手打ちする作業は、集中力根気が必要な体力勝負とされており、向き不向きがはっきりと分かれる業務とされています。

 

また、1つ1つ手作業で行う転記業務は、どれだけ気をつけて取り組んでいてもミスが発生しやすく、時間が大量に奪われてしまう悩みのタネと捉えられがちです。
そのような業務への不満が取り返しのつかない失敗に繋がる前に「OCRソフト」を導入することで、業務の効率化が図れるかもしれません。

 

作業時間の大幅削減

OCRソフトの導入により、テンプレートに従って入力された文章をデジタルデータに変換することが可能です。
実際に業務効率改善のためにOCRソフトを取り入れた「東京都多摩市」では、特定の3つの手続きにOCRソフトを活用した改善案の実行により、261.21時間の作業時間短縮に成功しています。

 

さらに、同市ではAI-OCRとRPAという2つのシステムを活用した業務改善を行っています。
絶対数が少ない手続きに対して工数の観点で言えば、増加してしまうケースが見受けられたものの、年間の処理時間で言うとすべての作業で大幅な作業時間の削減に成功していることが分かります。

 

 

OCRソフトの可能性を公的に示す大きな一歩という結果になりました。

 

人件費の削減

コストカットのイメージ画像

これまでの転記業務では、すべて人間による手作業で行われていたため、一人あたりの作業量に限界がありました。
当然ながら多くの転記業務が発生する場合はそれに伴う人員補充が必要なため、人件費は多くかかる傾向にあります。

 

しかし、チェック作業をOCRソフトに任せる取り組みで、データ的な観点のチェックは非常に素早く、かつ正確に行われるため、チェック作業に必要だった人員に支払う費用の削減が可能です。
人件費はみだりに削れない費用であるため、OCRソフトの活用は大きな効果が期待できます。

 

データの活用がスムーズになる

転記業務の効率化を目的にOCRソフトを導入することで、他業務の効率化も実現できます。
例えばグラフや表を作成する際に、紙の資料から数値やデータを入力するとミスが生じる可能性があり、作り直しの手間が発生する可能性は否めません。

 

しかし、あらかじめ紙の書類をデータ化しておけば、コピー&ペーストを行うだけでグラフや表が作成できるため、正しい資料作成を高い精度で行えます。
OCRソフトは転記業務だけでなく、その他業務に対して副次的な良い影響を与えるのです。

 

簡易化の実現で業務全体に良い影響が

雰囲気のいい職場

ただでさえ心に重くのしかかる転記業務は、時間を費やすほどミスも多くなる悩みのタネとされてきました。
しかし、OCRソフトの導入による簡易化を行えば、ミスも時間も大幅な削減が可能とされています。

 

特に最近ではAI-OCRというOCRの派生形のサービスが利用可能になっており、さらにRPAという効率化サービスを併用すれば業務削減効果は高い水準での期待が可能です。
転記業務の簡易化がもたらす影響は会社にとって非常に大きいとされていますので、この機会に是非検討されてはいかがでしょうか。

 

経理部長のアイコン

なるほど…転記業務を簡易化すれば本来の業務に良い影響があるという結果が出るのだな!