OCRソフトに新しい可能性!RPA技術との組み合わせの効果を解説します。

OCRソフトガチ評価のメインビジュアル

OCRソフトで出来ること

OCRソフトの導入を躊躇っている場合は、まず何が出来るのか確認しましょう!

現役OLのアイコン

 

業務を効率化するOCRソフトとは?

オフィスの複合機

「OCRソフト」とは、スキャナーやスマホのカメラを経由して取り込んだ書類を、画像データからテキストデータへの変換が出来るソフトウェアです。
「読取革命」「e.Typist NEO」「Acrobat Standard」などの有名なソフトウェアが挙げられ、価格は無料で使えるものから10万円を超える製品まで様々なバリエーションが軒を連ねています。

 

種類も価格帯も様々である以上、どの製品を選択するか悩ましいところですが、ソフトの価格によって性能に大きな差が出るために妥協した選択はオススメできません。
また、導入する前にあらかじめOCRソフトに出来る仕事をしっかり確認しておくことが、ギャップの無い備品購入に繋がるとされています。

 

文字読み込み・出力

資料をPCやタブレットのデータ変換

OCRソフトの基本性能とも言える機能が「文字の読み込み」および「出力」です。
会議の議事録、お客様からいただいた契約書から見積書など、あらゆる紙文書に対するデジタルデータへ変換することが出来ます。

 

また、出力するファイルの形式はテキストデータやPDFに留まらずExcel、Word、PowerPointなどの特定の製品に向けた形式にも変換でき、活用の幅は非常に広いです。。
さらに、後述する「RPA」を併せて使用すれば、読み込んだ伝票を会計ソフトに適合したファイル形式へ自動変換させるといった処理も可能であり、事務作業は大幅な削減が期待できます。

 

コマンドによる素早い資料検索

検索機能

紙の書類を管理している場合だと、どれだけ管理を徹底していても必要な資料を手作業で探さなければいけません。

 

しかし、デジタルデータとしてテキスト化してしまえばCtrl+Fのようなコマンドで任意の文言を検索し、一瞬で目的のデータに辿り着けます。
書類を保管する場所も削減できる上に、必要に応じた書類を探す作業も大幅に削減できるため、OCRソフトの導入は大幅な時間短縮効果が期待できるのです。

 

社員間の容易な共有

これまで紙により管理していた文章のデジタル化でを実現すれば、社員間の書類共有が容易に行えます。
特に最近はクラウドサービスが手軽に利用できるようになっており、PDFからExcel形式のファイルまで、社内外どこにいてもインターネットの環境があればアクセスが可能です。

 

紙としての出力が必要な場面でも、各社員がそれぞれ任意のタイミングで任意の量だけ書類を用意することが出来るため、資源の削減にも繋げられます。

 

デジタル文章として編集

テキストデータを編集する様子

デジタルデータに変換してしまうと、手書きでリアルタイムな修正が出来なかったり、細かいメモが出来ないために小回りが効かない点がネックでした。
しかし、PDFデータならば無料で修正・加筆が可能なソフトが多く公開されています。

 

PDF編集ソフトでは文章を増減させることも出来ますし、蛍光マーカーを引く処理も可能です。
また、所有している備品によっては手書きでコメントを書き込めますので、修正しても版面が騒がしくならない分デジタル化するメリットが大きくなるとされています。

 

RPAとの組み合わせで更に効率化

RPAの技術

出典:「株式会社エル・ティー・エス」より
https://lt-s.jp/service/detail/rpa

 

RPAとは「Robotic Process Automation(ロボティック・プロセス・オートメーション)」の略称で、簡単に言うと人が従来手動で行っていたルーティーンワークをロボットに自動化させる技術のことをいいます。
つまり、OCRソフトは文字を認識しデータ化する技術になりますが、RPAは同データを更に他の作業へ振り分ける技術なのです。

 

会計ソフトへの自動入力

飲食店の経理作業を例に出してみましょう。
大手を除き、飲食店ではまだまだ「手書きの伝票」を用いるお店が多いです。

 

この場合、売上の根拠となる資料は同伝票になりますので、売上は伝票を確認しながら集計する形となります。
RPAによって自動振り分けを認識させれば、伝票をスキャンするだけで会計ソフトに入力までを行ってくれますので、転記する手間がありません。

 

このように、OCRとRPAは組み合わせることでより高いパフォーマンスを発揮するのです。

 

OCRソフトで大幅な業務効率化を実現

時間短縮で業務効率化するイメージ

多くの企業がOCRソフトの導入で、紙の書類を管理する手間が削減され、業務の効率化に繋がるとされています。
今回確認したOCRソフトの基本性能を考慮し、業務改善への期待値が高いという結論がまとまったのでしたら、最終的に各ソフトの違いを詳細に比較することで、実際に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

 

 

経理部長のアイコン

なるほど…OCRソフトの導入で事務所のスペースが有効活用できるだけでなく、時間的な余裕も生まれるのか!