OCRソフトでコスト削減!スキャンのみで文字起こし・転記が一括で行えます。

OCRソフトガチ評価のメインビジュアル

OCRソフトとは

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あああ、大変だー!
どうしようどうしよう…。

経理部長!血相を変えて…
一体どうなさったのですか?

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実は役員会議で人件費が高すぎると言われてしまってね。
今でもギリギリの人数で作業をしているのに、どうしたものかと困っているのだよ。

なるほど!
それでしたら「OCRソフトによる入力作業の簡易化」を検討されてはいかがでしょうか?

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「OCR」とは、光学文字認識(Optical character recognition)の略称で、民間企業や個人利用だけでなく、国や地方公共団体(都道府県や市区町村)でも活用されている技術です。(例えば、車の名義変更やナンバー発行等を行う「運輸局」では、現在もOCR用紙での申請書が使用されています。)

 

書類をスキャンするだけで文字を認識してくれますので、書類のデータ化・文字起こし等を行いたい際に高い効果を発揮します。
なお、資格試験や入学試験等で多く用いられる「マークシート」はOMR(光学式マーク読取/Optical Mark Reade)と呼ばれ、OCRとは似て非なる技術です。

 

用途・機能で選ぶ

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なるほど、OCRソフトか!
それは盲点だったな…
建設業を営むわが社では確かに削れるコストが多そうだ。
OCRソフトにはどのような機能があるのかね?

OCRソフトは、
①認識した文字をテキスト化(文字起こし)
②データ化編集機能
③自動入力・仕訳

などの作業を自動で行ってくれます。
無料で利用できるものや、名刺や伝票などの特定書類に特化したものなど、様々な商品がありますよ。

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冒頭でもお伝えしましたが、OCRは文字をAIが読み取ってくれるという技術です。
ただ読み取るだけではビジネスには利用できませんので、「どのように実用性を持たせるか?」がOCRソフトを活用する上での課題となります。

 

例えば…

紙ベースの書類をワードや文字エディターで編集したい
⇒テキスト化(文字起こし)に特化した商品がオススメ!
履歴書や名刺を上手に管理したい
⇒OCRソフトで顧客・従業員をエクセル等で一括管理できる!
事務作業を簡易化し、コスト削減を狙いたい
⇒手書き対応OCRソフトで伝票や申込用紙の入力作業を自動化!

 

など、OCRソフトのスペックを事前にしっかりと見極め、不必要な機能を出来る限り省くことが重要です。

 

OCRの精度(認識力)について

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しかし、OCRソフトは文字認識精度がイマイチと聞くが…
スポットでの利用ならまだしも、日常の事務作業にはマッチしないのでは?

最近のOCRは凄いんです!
写真を撮るだけで全て読み込んでくれたり、PDFファイルを全て文字に起こしてくれたりします。
文字認識力ですと以下の商品が有名ですね。

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AIよみと~る

AIよみとーる

「AIよみと~る」はNTTが開発した次世代型のOCRソフトです。
斜めにスキャンしても読み取れる「歪み補正機能」に加え、大量の手書きデータと教師データによる「高い文字判別能力」が最大の魅力となっています。

 

さらに、簡単な操作のみで読み込んだデータを帳簿上に転記することが可能ですので、入力作業のリソースを大きく削減することが可能です。
読み取り可能な書類の範囲も幅広く通帳・伝票・申込み用紙・履歴書・注文書など、様々な書類に対応しています。

 

販売店公式ホームページはこちら

 

Acrobat Standard

Adobe Acrobat Standard

「Acrobat Standard」は、PDFやフォトショップで有名な大手メーカーAdobeシステムズが販売しているソフトです。

 

こちらはPDFファイルを編集するためのソフトであり、純粋なOCRソフトとは言えませんが、PDFの文字起こしをメインで扱うのであればそのまま編集してしまった方がコストを抑えることができます。
また、Adobeは標準でOCR機能が搭載されているため、アカウントさえあればどのような書類でもPDFファイルから文字を起こすことが可能です。

 

Adobe公式サイトはこちら

 

本格読取

本格読取5

 

「本格読取シリーズ」はパナソニック社から発売されているOCRソフトです。
3,480円~と低価格ながら、スキャン資料をしっかりと再現しつつwordやExcelに落とし込める性能を有しており、管理・データ化を簡易に行えます。

 

また、資料で多い「下線付き文字」をはじめ、請求書の「表組みを再現」してExcelに反映させるなどコストに対するパフォーマンスが非常に高いです。

 

パナソニック公式ページはこちら

 

AIよみと~るの凄い点

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この「AIよみと~る」という商品がダントツで凄いね!
他にはどんなことができるのかね?

OCRソフトの多くは「活字」にしか対応していないのですが、AIよみと~るは「手書き」の文字であっても認識できます。
そのため、申し込み用紙や問診票、伝票、注文書、履歴書といったような手書き書類でもテキスト&データ化することが可能です!
また、読み込んだ数値データをそのまま仕訳(※)してくれたり、表に落とし込んだりすること等もできちゃいます!

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※仕訳とは伝票を帳簿に転記する作業のことをいいます。

 

OCRソフトは「文字を自動で認識し、テキスト化できる」という点でスキャンとは大きく異なるサービスです。
書類整理やデータ化を目的であればスキャンのみで十分ですが、業務の効率化・経費削減を睨むのであればOCRソフトの導入をお勧めします。

 

中でも「AIよみと~る」はスキャンした手書き伝票をそのまま自動入力し仕訳まで行ってくれますので、転記業務の作業効率の大幅アップが期待できます。

 

販売店公式ホームページはこちら

 

コスト比較

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うーむ。
どの製品も魅力的だが、コストパフォーマンスも重要だな。
コスト的にはどれを選ぶのが良いのだろうか?

「どこまでOCRソフトで作業するか」
によって基準は大きく異なりますので、業務内容や仕訳の有無等で決めるのが良いと思いますよ!
もちろん“何を読み取りたいのか”も重要な判断材料です。

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OCRソフトは性能によって価格帯が大きく異なります。
例えば、特定の書類(ハガキや名刺など)をデータ化し編集を行いたいのであれば、専用のソフトなら1万円前後で使用することも可能です。

 

また、活字(会議資料など)をテキスト化したいだけなのであれば無料で利用可能なソフトやアプリでも十分なパフォーマンスを発揮します。
一方で手書きの文字も読み込みが可能、読み込んだデータを更に別のデータに転換(伝票の転記など)までをも行うのであれば、価格も10万円~と高額になってきてしまいます。

 

費用の目安

以下の表は人の手で入力(手打ち)する場合のコスト目安です。(※1日辺り20000文字入力と仮定し計算しています。)

 

契約形態 1文字辺りの価格 スピード

自社の社員
(月給30万円)

0.75円 自社で行うためスピードに優れているがコストが高い

アルバイトスタッフ
(時給1000円)

0.4円 シフトに左右されやすい

在宅ワーカーへ外注
(出来高制)

0.01~0.3円
(※)

空いた時間に行うため、コストは安いが時間が掛かる

※下限が1,000円程度に設定されているケースもあります。

 

仮に月給30万円の自社スタッフが手打ちした場合、月20日勤務だと1日辺り15000円の人件費が掛かる計算ですので、1文字辺りのコストは0.75円です。(時給1000円でアルバイトスタッフを雇った場合は1日辺り8000円の人件費が掛かり1文字辺りのコストは0.4円となります。)

 

コスト重視ですと在宅ワーカーに入力又は打ち込みを外注するという方法がありますが、これらは副業で行われているケースが多いためスピード面では優れていません。
また、依頼や仕事を説明する手間など“見えない場所でリソースが割かれてしまう”という点も外注のデメリットであり、日常的な事務作業を依頼したい場合には適していないと言えます。

 

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高性能のOCRソフトとなるとやはり高いな…
しかし、入力事務がここまで省略・簡素化できるなら長い目で見ればコストダウンになりそうだね!
さらにデータ入力の外注費も大きく下げられそうだ。

入力作業や転記にコストが掛かっている企業ほど、OCRソフトは効果を発揮するんです!
さらに、文字起こしを在宅ワーカーなどに外注している企業の場合、その費用が掛からなくなる可能性もあります。

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OCRソフトを導入すべき業種

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具体的にはどのくらいの規模だったら導入した方が得なのだろうか?

1日辺りの入力量が10000文字を超えるようなら、高性能OCRソフトを検討する価値があります。

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上記のコスト例で10000文字を入力した場合、社員ですと7500円、アルバイトは4000円、外注ですと1000円(下限設定有りの場合)~の費用が掛かる計算です。

 

これだけ見ると10000文字という基準は少ないような気がしますが、伝票の文字起こし・転記・編集等といったような業務までをも含めますと1文字辺りの単価は2~3倍程度にまで膨れ上がります。
したがって、1日辺り10000文字程度のデータ入力がある企業は、AIよみと~る等の高性能OCRソフトを検討する余地があると考えます。

 

こんな業種にお勧めです!

伝票の転記業務を効率化したい
⇒伝票を手打ちする必要が無くなるため人件費が大きくダウンします。
【例】上場企業などの中~大規模な会社、税理士事務所など

 

手書き書類が多い&手で打ち込んでいる
⇒問診票や申込み用紙など、手書きの書類を素早くデータ化出来ます。
【例】不動産業、クリニック、調剤薬局、美容室、エステサロン

 

リモートワークを推進していきたい
⇒スキャンしたデータは複数のPCで共有することが可能です。そのため、場所を選ばず作業(リモートワーク)することができる上に作業効率がアップします。
【例】IT企業

 

 

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素晴らしい…次回の役員会議では「AIよみと~る」の導入を提案してみることにするよ。
色々と相談に乗ってくれてありがとう!

いえいえ!
お役に立ててよかったです。
販売店と交渉すれば値下げも可能かもしれませんよ!
まずは問い合わせてみてはいかがでしょうか。

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